Kaizen es una filosofía que se enfoca en la mejora continua, originada en Japón después de la Segunda Guerra Mundial.
Kaizen es una filosofía que se enfoca en la mejora continua, originada en Japón después de la Segunda Guerra Mundial. En 1950, la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros invitó a expertos estadounidenses a sus seminarios, resultando en la mezcla de métodos de trabajo de William Edwards Deming y Joseph Juran con la cultura oriental.
El término "kaizen" significa "mejora", y se logra paso a paso mediante cambios beneficiosos. Se forma al unir "kai" (cambio) y "zen" (bondad) en japonés. También se conoce como TWI (Training Within Industry en inglés).
La metodología kaizen consiste en acciones simples en las que participan todos los trabajadores de una empresa para identificar problemas y resolverlos. Se revisan todos los procesos empresariales para optimizarlos.
Kaizen añade la idea de mejora continua al concepto de calidad total de Edwards Deming, quien afirmaba que todo proceso es variable y que menor variabilidad significa mayor calidad.
En el método Kaizen, se debe eliminar la complacencia, entender las necesidades del cliente, reducir el desperdicio y optimizar el tiempo. La mejora de la productividad, costos y calidad es fundamental en este sistema.
Su éxito está avalado por grandes empresas que lo han puesto en práctica, como Toyota, Sony o Walt Disney. El concepto de “desperdicio” lo explican en Toyota como “cualquier otra cosa que no sea el mínimo de equipo, materiales, componentes y tiempo de trabajo absolutamente esencial para la producción”.
Ejemplos de la filosofía Kaizen en la empresa
Mejora constante de los procesos: Se trata de identificar y eliminar ineficiencias, mejorar la secuencia de actividades y simplificar los procedimientos en los procesos.
Desarrollo y formación del personal: Esto implica ofrecer programas de formación continuos, talleres para desarrollar habilidades y oportunidades de aprendizaje para que los empleados mejoren constantemente sus conocimientos y competencias.
Involucramiento de los empleados: Promover la participación de los empleados en la toma de decisiones y en la generación de ideas para mejorar es esencial en el enfoque de Kaizen. Esto se puede lograr mediante reuniones de equipo periódicas, sistemas de sugerencias o sesiones de brainstorming.
Mejora de la calidad: Kaizen se utiliza para elevar la calidad de los productos o servicios a través de la implementación de estrictos controles de calidad, evaluaciones regularmente y retroalimentación de los clientes.
Reducción de gastos: Mediante la optimización continua de los procesos y la eficiencia operacional, Kaizen puede contribuir a disminuir los costos empresariales, incluyendo la mejora en la gestión de recursos, la eliminación de desperdicios y la optimización de la cadena de suministro.
Ambiente laboral seguro y eficaz: La implementación de prácticas de Kaizen también puede conducir a la creación de un entorno de trabajo más seguro y productivo, reduciendo los riesgos laborales y mejorando el bienestar de los empleados.
Adaptabilidad y flexibilidad: Kaizen alienta a las empresas a ser adaptables y flexibles ante cambios en el mercado, lo que implica la rápida adopción de nuevas tecnologías o ajustes en las estrategias comerciales para satisfacer las nuevas demandas.
Las 5 “S” del método Kaizen
Las 5 "S" de Kaizen son principios para mejorar la organización, limpieza y eficiencia en el lugar de trabajo. Provienen de palabras japonesas y representan los siguientes conceptos:
Seiri (Clasificación)
Implica separar lo esencial de lo no esencial en el lugar de trabajo. Los necesario se mantienen, y lo innecesarios se elimina o almacena. El objetivo es reducir el desorden y simplificar el entorno de trabajo.
Seiton (Orden)
Después de clasificar, se organiza todo de manera sistemática. Cada elemento debe tener un lugar designado y ser fácilmente accesible para encontrarlo rápidamente cuando sea necesario. Reduce el tiempo de búsqueda de objetos o archivos y aumenta la eficiencia.
Seiso (Limpieza)
Implica mantener un ambiente de trabajo limpio en todo momento. Mejora la seguridad y la salud de los empleados, y ayuda a identificar problemas y defectos más fácilmente.
Seiketsu (Normalización)
Una vez que se han implementado las tres primeras S, se trabaja para establecer estándares y procedimientos claros para mantener estas prácticas en el tiempo.
Shitsuke (Disciplina)
En esta etapa, se busca crear una cultura organizacional donde todos los empleados siguen de manera constante y proactiva las prácticas de las 5 "S". La disciplina implica el compromiso de mantener los estándares establecidos y mejorar continuamente.
Cómo aplicar la filosofía Kaizen en la empresa: 7 pasos
La premisa básica de la filosofía Kaizen es que la implementación de múltiples modificaciones pequeñas de manera constante resulta más efectiva que realizar un único cambio drástico. Esta metodología ha trascendido el ámbito empresarial y se ha extendido a diversas organizaciones, incluso a nivel personal, como un método de mejora continua.
1. Elegir el tema de acuerdo a los objetivos de la empresa
Es fundamental seleccionar un tema que esté alineado con los objetivos generales de la organización. Este tema puede abordar aspectos como la optimización de la producción, el control de la calidad, los procesos de productos, la eficiencia y productividad, o la seguridad.
Es crucial definir este tema inicial, ya que influirá en todos los esfuerzos subsiguientes. Es necesario identificar qué áreas necesitan mejora o dónde se pueden encontrar ineficiencias que afecten un proceso específico dentro de la empresa.
2. Formar el equipo de trabajo
Es recomendable constituir un equipo de trabajo diverso en cuanto a disciplinas, con miembros de diferentes áreas de la empresa. De esta forma, se podrán aportar diferentes perspectivas y aprovechar las experiencias individuales de cada integrante. El equipo debe ser liderado por una persona encargada de coordinar las reuniones y mantener informados a todos sobre el progreso en cada área.
3. Analizar la información
Es necesario recopilar datos para identificar las causas de los problemas existentes y encontrar soluciones efectivas. Para recopilar y analizar estos datos, se utilizan técnicas como gráficos de control, el principio de Pareto, diagramas de dispersión, histogramas, análisis estratificado, diagramas de causa-efecto y hojas de verificación.
4. Gembutsu Gemba (Investigación en el lugar de los hechos)
En este paso, se busca identificar las causas raíz que permitirán abordar el problema. La expresión "Gembutsu Gemba" se traduce como "ir y ver", lo que implica realizar esta fase en el lugar donde se ha detectado el problema. Aquí se confirman los datos recolectados previamente con los trabajadores del área en cuestión.
5. Desarrollo de contramedidas
Los problemas considerados críticos para mejorar un proceso en la organización deben enfrentarse con contramedidas. Estas acciones se documentan en un plan que incluye fechas de implementación. Además, se designa a un responsable para cada contramedida, encargado de garantizar su cumplimiento.
6. Monitoreo y evaluación de resultados
El equipo de trabajo debe crear gráficos para seguir de cerca el problema y llevar a cabo reuniones periódicas. Si la evolución no es satisfactoria, se deben reactivar los pasos anteriores y verificarlos en el área correspondiente.
7. Control y registro de la resolución del problema
Antes de concluir que un problema está resuelto, es fundamental hacer un seguimiento durante varios meses. Si los buenos resultados se mantienen después del periodo establecido, se considera que el problema está bajo control y se registra. Así se podrán aplicar los cambios hechos en situaciones similares en el futuro.
La filosofía Kaizen busca el proceso de mejora continua de la empresa, pero de una forma gradual y continua, paso a paso. Los resultados indican que se pueden mejorar sustancialmente la productividad y la calidad. Además, este método también ayuda a que los empleados se responsabilicen más de sus áreas e incluso de su propio mejoramiento personal.
Comentarios