Eficiencia y un entorno de trabajo favorable a través de la organización y limpieza, fundamentada en el compromiso y liderazgo de la dirección y un ciclo de mejora continua.
La metodología de las 9 S es un enfoque utilizado en la gestión laboral con la finalidad de aumentar la eficiencia y promover un entorno de trabajo más favorable. Se trata de una filosofía que se centra en la organización y la limpieza, con el propósito de alcanzar altos estándares de calidad a largo plazo.
Esta metodología tuvo sus inicios en Japón a través de Toyota, que buscaba establecer una cultura laboral renovada de forma permanente. Para implementarla con éxito, se necesita el compromiso y liderazgo de la dirección de la organización.
Las bases de las 9 S se sustentan en dos principios fundamentales: “el cambio comienza desde uno mismo” y “se debe enseñar a través del ejemplo”. La clave para mantener esta cultura laboral renovada radica en la disciplina y la perseverancia.
Origen de la metodología de las 9 S
En 1960 surgió la metodología japonesa llamada “filosofía de las 5 S”. Consistía de cinco principios: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke (“separar lo innecesario”, “situar lo necesario”, “suprimir a suciedad”, “señalizar anomalías” y “seguir mejorando”).
La metodología fue actualizada con la inclusión de cuatro nuevos principios destinados a motivar a las personas a adoptar buenos hábitos como parte de su rutina diaria, en línea con los cinco principios anteriores.
Los nuevos principios: shikari, shitsukoku, seishoo y seido, se traducen al español como “seguir una línea de acción”, “ser perseverante”, “saber coordinar” y “estandarizar las normas”, respectivamente.
Durante los años sesenta, la aplicación de la filosofía oriental en el ámbito laboral tuvo un fuerte impacto en las empresas occidentales, al ser una estrategia que permitía optimizar recursos, reducir costos, disminuir accidentes laborales y mejorar la productividad.
Estos nueve principios se integraron en el sistema de gestión de calidad conocido como Norma ISO 9001, creada en 1947 por la Organización Internacional de Estandarización (ISO), un organismo independiente que reúne a empresas y organizaciones de todo el mundo.
Inicialmente, la Norma ISO estaba dividida en cuatro fases generales, aplicables a cualquier tipo de negocio, sin estar asociada a un producto o servicio en particular. Al incorporar los principios japoneses, la Norma ISO ganó mayor reconocimiento y se volvió más compatible con otras normas internacionales.
Principios de la metodología de las 9 S
La metodología promueve nueve principios para que sean aplicados de manera constante y se conviertan en una forma de trabajo diario:
Seiri (separar lo innecesario). Clasificar los objetos innecesarios o que no se utilizan con frecuencia y separarlos para decidir si serán almacenados, vendidos, reciclados, regalados o desechados.
Seiton (situar lo necesario). Ordenar el espacio de trabajo de manera eficaz; identificar las clases de objetos, designarles un lugar definitivo y ahorrar espacio con el fin de obtener lo que se necesita en el menor tiempo posible.
Seiso (suprimir suciedad). Mejorar la limpieza a partir de una idea más grande que solo mantener la pulcritud. Cada individuo es responsable de la limpieza de su espacio de trabajo debido a que limpiando se encuentran situaciones anormales y se mantienen en buen estado los insumos.
Seiketsu (señalar anomalías). Estandarizar o mantener las tres primeras S, entendiendo que deben aplicarse de manera conjunta, a fin de señalar y repetir procedimientos para que sean una costumbre.
Shitsuke (seguir mejorando). Ser disciplinado, es decir, en darle continuidad al cambio de hábito según las 9 S. La persona que se apega al orden y al control de sus actos es prudente y capaz de generar trabajo de calidad y se esfuerza por mejorar.
Shikari (constancia). Mantenerse firme en una línea de acción y con la mente en positivo hacia el desarrollo de una actividad. Por ejemplo, al mantener los buenos hábitos en la práctica diaria, a través de la planificación y control permanente de las tareas, de la limpieza, del orden o de la puntualidad constante en su vida.
Shitsukoku (compromiso). Cumplir con lo pactado, hacer todo el esfuerzo por cumplirlo. Es una actitud que nace desde el convencimiento y se manifiesta en entusiasmo día a día.
Seishoo (coordinación). Consiste en una forma de trabajo en conjunto, donde todos los individuos trabajan al mismo ritmo y hacia los mismos objetivos. Se logra con tiempo y dedicación, manteniendo la buena comunicación entre todos los empleados.
Seido (estandarización). Adoptar como costumbre los cambios beneficiosos para la empresa o las actividades que contribuyan a mantener un ambiente de trabajo óptimo, a través de la implementación de normas, reglamentos o procedimientos.
Implementación de la metodología de las 9 S
La efectiva implementación depende de ciertos factores para garantizar el éxito:
1. Compromiso de la alta dirección: Es fundamental que los líderes de la organización se comprometan activamente a aplicar los principios de las 9 S y servir como ejemplo para motivar a los demás colaboradores.
2. Integración de las 9 S en la capacitación inicial: Es importante incluir las 9 S como parte del proceso de incorporación de nuevos empleados y de la formación continua del personal existente, para que comprendan los objetivos culturales de la empresa.
3. Participación de todo el equipo: Se requiere de un esfuerzo conjunto y colaborativo de todos los miembros del equipo, quienes deben aplicar los principios de las 9 S en sus actividades diarias de forma activa y comprometida.
4. Ciclo de mejora continua: Una vez que se logra un nivel óptimo de calidad en la gestión del trabajo, es crucial no solo mantenerlo, sino también buscar formas de optimizarlo y enfocarse en la mejora continuada para alcanzar mejores resultados.
Beneficios de la metodología de las 9 S
Tangibles. Estos cambios son claramente visibles a simple vista, como por ejemplo, la sensación de mayor espacio al eliminar objetos innecesarios en talleres u oficinas, ambientes más limpios y una mayor facilidad para encontrar herramientas y materiales al tenerlos organizados de manera ordenada.
Intangibles. Son cambios que no se ven a simple vista, pero que se sienten y tienen un impacto en la rutina diaria. Por ejemplo, una mejora en la autoestima de los empleados, un aumento en la disposición para el trabajo en equipo y una reducción de accidentes en los puestos de trabajo.
Las 9 S se deben considerar como una guía de trabajo para lograr eficiencia y productividad en diferentes aspectos de la vida, ya sea laboral, académica o personal.
Cada “S” sigue a la siguiente de manera coherente, formando un ciclo que se retroalimenta a sí mismo. Esta metodología busca ayudar a las personas a gestionar mejor su tiempo y recursos para obtener mejores resultados. Inicialmente requiere disciplina, pero con el tiempo se convierte en una cultura que forma parte de la vida diaria.
Para decidir si se quiere adoptar las 9 S como parte de la rutina, es importante estar convencido de que es el camino que se desea seguir, ya que cualquier cosa impuesta no perdurará.
Se recomienda que el líder comience por aplicarla en su propia vida para luego servir de ejemplo en el grupo. Para crear una cultura basada en las 9 S, es fundamental predicar con el ejemplo.
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