Son descripciones de las características, tareas y responsabilidades que tiene un puesto en una organización.
Los perfiles de puesto son descripciones de las características, tareas y responsabilidades que tiene un puesto en una organización, así como las competencias y conocimientos que debe tener la persona que lo ocupe. No es un manual de operación o guía detallada.
Todas las organizaciones requieren perfiles de puesto para realizar buenos procesos de contratación y asegurar que cada colaborador conozca su función o medir el desempeño de cada colaborador y alentar su desarrollo.
Pocas organizaciones dedican suficiente tiempo, análisis y estrategia en la creación de estos, con frecuencia se utilizan perfiles de puesto genéricos que no toman en cuenta las necesidades y objetivos de la organización.
El perfil de puesto tiene como objetivo facilitar a cualquier persona un panorama general de la función de un puesto, y las competencias y conocimientos requeridas de quien lo ocupa. Además de permitir a las organizaciones ordenar sus procesos de reclutamiento, operación, capacitación y planeación.
1. Reclutamiento.- El perfil de puesto ayuda a los encargados de reclutamiento a saber el objetivo del cargo y el perfil del candidato requerido. Esto facilita la búsqueda en los lugares correctos, los procesos de entrevistas y la selección del mejor candidato.
2. Operación.- Los perfiles de puesto brindan a los equipos de trabajo un entendimiento del papel de cada puesto para lograr objetivos del área. A los líderes y supervisores, les presentará una guía de qué indicadores claves de rendimiento (KPIs) medir de cada colaborador, permitiendo un seguimiento del desempeño y productividad de cada colaborador.
3. Capacitación.- Identificar las competencias, conocimientos y habilidades que requiere cada trabajador, permite crear planes de desarrollo enfocados en lo que tendrá mayor impacto en beneficio del colaborador y la organización.
4. Planeación Organizacional.- El equipo directivo, al momento de plantear cambios a la estructura organizacional, o decisiones de promociones u otros cambios en el personal, tendrán un gran soporte con los perfiles de puesto. Se pueden tomar decisiones más acertadas, basadas en información sólida.
Secciones de un Perfil de Puesto
1. Descripción general del puesto.- Se debe definir un resumen corto y preciso del puesto, y su razón de ser dentro de la organización. Debe permitir a la persona que lea el perfil, darse una idea rápida del rol del puesto dentro de la organización. Debe contener: objetivo del puesto, departamento al que pertenece, a qué puesto le reporta y que puestos le reportan, clientes internos, clientes externos, entidades externas con las que se relaciona (gobierno, proveedores, accionistas, entre otros).
2. Perfil candidato.- Una vez definido el objetivo del puesto, es necesario saber que perfil debe de tener la persona que lo ocupe. Se debe contar con: estudios, conocimientos técnicos, experiencia laboral, otros requerimientos (certificados, cursos, idiomas, entre otros). Se debe evitar ser demasiado simplistas en los requerimientos, y no ser en extremo detallistas. Muchas cosas es posible aprenderlas en el trabajo. Y muchos requerimientos pudieran no ser críticos para el éxito de quien ocupe el puesto.
3. Competencias personales y profesionales.- Definir las competencias necesarias para implementar estos conocimientos en su puesto y con su equipo. Esto ayuda a seleccionar pruebas adecuadas para los candidatos, y generar mejores planes de desarrollo a los seleccionados. Ejemplos de estas competencias: comunicación, habilidad de delegación, enfoque a resultados, empatía, actitud de servicio.
4. Indicadores de desempeño del puesto.- Cómo se medirá si el colaborador está cumpliendo con sus expectativas. Es necesario alinear los objetivos del puesto con los de la compañía, y enlistar los resultados clave cuantificables sobre los cuales se medirá su desempeño. Un puesto de ventas podría definirse en cantidad de citas, clientes cerrados, valor de venta, retención de clientes. Para Recursos Humanos será bajar la rotación, aumentar la satisfacción laboral, disminuir tiempos de contratación. Se busca tener claro como se medirá si el colaborador está cumpliendo con lo que se espera.
5. Compensaciones y beneficios (opcional).- Enfocado a la etapa de reclutamiento, en donde se debe saber el tabulador del puesto, los requisitos de días trabajados, disponibilidad de viaje, entre otros.
Ventajas de usar Perfiles de Puesto
Brindan sustento y guía para que todos los colaboradores contribuyan en la obtención de objetivos y metas de la organización.
1. Mejores procesos de contratación. Contar con perfiles claros, facilita el proceso de promoción de una vacante, y asegura que solo personal calificado se acerque a pedir información. También ayuda a analizar específicamente qué se debe buscar en los candidatos.
2. Mejores procesos de inducción.- El perfil facilitará que el colaborador entienda claramente qué se espera de el.
3. Facilita la comunicación entre colaboradores.- Para muchos jefes, definir las tareas que cada uno de sus subordinados debe desempeñar es complicado, con frecuencia lleva a desacuerdos y faltas de productividad. O comentarios como: "me toca más trabajo a mi que a la otro persona en mi mismo nivel". Los perfiles sirven de apoyo para definir las tareas de cada empleado, y apoyar a supervisores a tener control sobre su área y gestionar y evaluar el desempeño de cada colaborador.
4. Impulsa el desarrollo de los colaboradores.- Al evaluar el desempeño de empleados y definir su plan de carrera, los perfiles sirven como sustento para conocer las competencias donde cada empleado debe buscar mejorar, y las nuevas áreas necesarias para conseguir futuros ascensos.
5. Apoyan en la definición de salarios.- Al contar con las características que debe tener un colaborador, definir el salario es más sencillo y equitativo. Además, permite ver discrepancias entre puestos y sus salarios.
6. En casos de despido, sirven como sustento.- Al tener claro lo que se espera de los colaboradores, los perfiles sirven de sustento al despedir a una persona por no llevar acabo sus labores de manera satisfactoria.
7. Ayudan a planear el futuro.- Cuando un directivo plantea los perfiles de puesto, incrementa sus conocimientos de la organización, y ayuda a planear cambios o estrategias para conseguir mejores resultados.
Principales errores al realizar Perfiles de Puesto
1. Nunca actualizarlos.- Las organizaciones son entes vivientes que están en contante cambio, y los perfiles de puesto deben de ser actualizados conforme la situación interna y externa cambie.
2. No dar fácil acceso a toda la organización.- Es necesario que toda la organización tenga acceso a su propio perfil y a los de sus compañeros. Esto ayuda a la comunicación de responsabilidades, y evita desacuerdos.Es necesario cuidar que al compartir los perfiles, estos no contengan información relacionada con salarios.
3. Darles demasiada importancia.- Los perfiles no se deben tomar como la última palabra en las obligaciones de un empleado. No debe ser un sustento para que un colaborador se niegue a realizar ciertas labores. Ni la biblia sobre la que se evalúe a los trabajadores. Por eso, los perfiles debe realizarlos personal con experiencia, para que sean formulados de forma que no sean limitantes al desarrollo o función de los colaboradores.