La buena organización lo es todo para que las finanzas de cualquier negocio se mantengan sanas, y el buen manejo de las Cuerntas de orden es fundamental para lograrlo.
Las Cuentas de orden son registros muy importantes para no perderlos de vista, se deben llevar con organización, conocerlos a fondo y saber cómo se emplean.
Objetivo y utilidad
Su objetivo es llevar a cabo registros sin afectar la situación financiera de la entidad. Se emplean con fines de recordatorio o control de diversos aspectos administrativos y sirven para llevar detalle de operaciones de bienes y valores ajenos que recibe la entidad, controlar eventos contingentes, asentar operaciones por duplicado y/o controlar la emisión de valores.
Clasificación
Valores ajenos.- Son valores y bienes que recibe la entidad de un tercero para su venta y/o custodia; como mercancías en comisión o depósitos en garantía.
Valores contingentes.- Son derechos y obligaciones que pueden o no suceder, es decir, pueden convertirse en un activo o un pasivo; por ejemplo la cobertura de un seguro.
Cuentas de registro o control.- Operaciones que, asentadas en contabilidad, se duplica su registro con fines de control de un diferente punto de vista, por ejemplo la depreciación.
¿Cómo las debemos registrar?
Las cuentas de orden se establecen por pares (deudora y acreedora), su movimiento es compensado y sus saldos iguales.
El nombre de las cuentas debe dar una idea de las operaciones que se registrarán en ellas; debe ser diferente el nombre de la cuenta acreedora con la deudora pero semejantes entre si, por ejemplo: “Documentos endosados” y “Endoso de documentos”.
Otra forma es agregar a la cuenta acreedora la palabra –contra-.
Una forma adicional es agregar a la cuenta deudora la palabra –debe- y a la acreedora la palabra –haber-.
El registro de las operaciones puede ser directo o cruzado
Directo o paralelo es cuando en un asiento tanto la cuenta deudora como la acreedora son de orden; no intervienen cuentas de balance o de resultados.
Cruzado es cuando en un asiento intervienen como cuenta deudora una de orden y como acreedora una de balance o de resultados; y en otro asiento, una cuenta de orden como acreedora y otra de balance o de resultados como deudora; manteniéndose de esta forma las cuentas de orden con saldos iguales.
¿Cómo deben presentarse estos registros?
Las cuentas de orden regularmente se presentan al calce del balance general, indicándose sólo las cuentas de saldo deudor; se agrupan de acuerdo a su clasificación en valores ajenos, contingentes y cuentas de registro.